A jelenlegi gazdasági válság közepette számos vállalat találja szembe magát a bevételek és a piaci árak jelentős csökkenésével az elmúlt időszakban. A nyereségesség és likviditásának megőrzése érdekében a költségeket (kiadásokat) hozzá kell igazítani a lecsökkent árbevétel szinthez (meg kell találni az új egyensúlyi pontot).
A kérdés, hogy hogyan tudjuk a költségeinket úgy csökkenteni, hogy közben a vállalatban lévő értékeket (emberek, tudás, folyamatok, szervezet) mind kevésbé romboljuk és meg tudjuk őrizni a válság utáni fellendülés időszakára.
Hol vannak a veszteségek?
Veszteségcsökkentés az adminisztratív és irodai területeken. Az autóipari vállalatoknál igen elterjedt Lean módszerek nem csak a gyártásban, hanem megfelelő testre szabással az irodai és szolgáltató területeken is alkalmazhatók és hasonlóan jelentős eredményeket (megtakarítások, minőségjavulás, átfutási idő csökkenés..) hozhatnak.
A Lean menedzsment lényege, hogy az érték-előállítási folyamat átfutási idejét csökkentjük a hozzáadott értéket nem termelő veszteségek szisztematikus feltárásával és csökkentésével.
Az üzleti működés és annak fejlesztése középpontjába a „Hozzáadott értéket” állítjuk. Mi az, ami értéket teremt, mi az amiért hajlandóak fizetni az ügyfeleink? Minden egyéb tevékenység veszteség.
A Lean bevezetés során a célunk az erőforrások igényeknek megfelelő rugalmas és hatékony felhasználása. Ezért a Lean Office bevezetése során mindig a vevői igényből indulunk ki, és azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erőforrások, információk az igényeknek megfelelően időben, megfelelő minőségben (állapotban) állnak-e rendelkezésre. Minden az ideálistól eltérő igénybe vétele az erőforrásoknak veszteség. 
Tehát veszteség,
- ha több időt fordítunk egy folyamatra, mint ami annak az elvégzéséhez szükséges,
- ha olyan (alacsonyabb hozzáadott értékű) munkát végzünk, amit egy alacsonyabb költségű erőforrás (kollégánk, számítógép, beszállító..) elvégezhetne,
- ha a szükségesnél több erőforrást fordítunk a feladat elvégzésére
- ha nem tudunk egy vevői igényt időben kielégíteni,
- ha nem megfelelően elégítjük ki a vevői igényt és meg kell ismételni egy tevékenységet…
Tapasztalatunk szerint jelentős veszteségek vannak az adminisztratív folyamatokban a következő területeken:
A Lean Office kialakítása során célunk az igényekhez igazodó, hatékony erőforrás felhasználás megteremtése. A célunk nem egyszerűen a költségek csökkentése. Hanem az erőforrások hatékony, maximális hozzáadott értékteremtő felhasználása. A kérdés az, hogy az erőforrásaink rendelkezésre állása és felhasználása (térben, időben, minőségben), mennyire van összhangban az őket igénybe vevő piaci és belső igények változásával.
Lean Office kialakítása
A Lean Office megteremtésénél elsősorban arra törekszünk, hogy az adminisztratív folyamatok működésénél az információk és az erőforrások (emberek, szoftverek, hardverek)
- a megfelelő időben
- megfelelő mennyiségben
- megfelelő minőségben, állapotban
- a megfelelő helyen
rendelkezésre álljanak
Minden olyan megoldás, amely növeli az erőforrások rugalmas, vevői igényekhez illeszkedő kihasználását
- több funkciós munkatársak (egyablakos kiszolgálás, átcsoportosítás),
- rugalmas időbeosztás,
- területek összevonása (fizikailag),
- folyamatelvű szervezet
- online adatbázisok, tudásbázisok
- dolgozók felhatalmazása
elősegíti a veszteségek csökkentését.
KAIZEN, veszteségcsökkentés
A Lean menedzsment bevezetés eszköze a Kaizen, a folyamatos tökéletesítés, amely segítségével a működésben lévő veszteségeket szisztematikusan feltárjuk és csökkentjük, úgy hogy a sztenderdek, folyamatok fejlesztésén keresztül mindig magasabb színvonalra emeljük az adott terület működését.
A Kaizen 3 lépése a:
- Kiküszöbölés
- Csökkentés
- Változtatás
Ha fejlesztjük az adminisztratív folyamatokat,
- Először azokat a veszteségeket keressük (MUDA II), amelyek, hozzáadott értéket nem termelnek és nem is szükségesek, ezeket igyekszünk teljesen kiküszöbölni (felesleges telefonok, keresgélés, hibák..).
- Következő lépésben azokat a tevékenységeket keressük, amelyek hozzáadott értéket nem termelnek, de szükségesek (MUDA I), az ezekre fordított időt és erőforrásokat igyekszünk minimálisra csökkenteni (jóváhagyások, jelentések, egyeztetések, ellenőrzés..)
- A harmadik lépésben pedig a maradék tevékenységet, erőforrást igyekszünk úgy megváltoztatni, fejleszteni, átcsoportosítani, hogy a munkának minél nagyobb része hozzáadott érték teremtő tevékenység legyen.
A Lean megközelítésben, nem a fűnyíró elv szerinti költségcsökkentést alkalmazzuk, hanem a megvizsgáljuk a folyamatainkat (ezek hozzáadott érték tartalmát és a bennük rejlő veszteségeket), és a vevői igényekhez illeszkedően megalapozott döntéseket tudunk hozni az igénybe vett erőforrások (költségek) csökkentése terén. (Pl.: nem feltétlenül a próbaidős vagy a magasabb bérű dolgozókat építjük le, mert lehet hogy ők lényegesen nagyobb mértékben tudnak a cég eredményeihez hozzájárulni).
Dr. Németh Balázs
Ügyvezető igazgató
Kvalikon Kft.
Kapcsolódó képzéseink
- Lean Office
- Vezetői képzés (A-B-C)
- Vezetői képzés - Készségfejlesztés modul (A)
- Vezetői képzés - Rendszerek építése, irányítás modul (B)
- Vezetői képzés - Emberek vezetése modul (C)
- Teljesítményértékelés
- Folyamatmenedzsment képzés (EOQ MNB - KVALIKON)
- Projektmenedzsment
- Kaizen rendszer
- Kockázatmenedzsment
- Six Sigma Green Belt (EOQ MNB - KVALIKON)